Дозвіл на роботу в Україні (оновлено 2025): Що потрібно знати роботодавцям та іноземцям

Правове регулювання та останні зміни

Основним нормативним актом, що регулює працевлаштування іноземців в Україні, є Закон “Про зайнятість населення” (№ 5067-VI від 5 липня 2012 року) із численними змінами. Найважливіші поправки набрали чинності наприкінці 2022 року відповідно до законопроєкту № 5795 (оприлюднений як Закон № 2623-IX від 21 вересня 2022 року). Серед ключових змін:

• Спрощення процедури подання документів. Тепер роботодавці можуть подавати заяви на дозвіл напряму до обласного центру зайнятості або через електронні портали (не лише через ЦНАП). Документи подаються особисто, поштою або через онлайн-кабінет. Важливо: адміністративний збір сплачується до подачі заяви, а квитанція про оплату додається до пакету документів. У разі відмови кошти повертаються протягом 10 робочих днів.

• Зрівняння вимог до заробітної плати. Раніше роботодавці були зобов’язані пропонувати іноземцям зарплати в 10 разів вищі за мінімальну. Цю норму скасовано. Відтепер іноземні працівники мають отримувати не менше мінімальної зарплати, встановленої для громадян України (близько 200 доларів США на місяць). Це усунуло значну перешкоду для офіційного працевлаштування.

• Гнучкі варіанти зайнятості. Іноземець тепер може працювати на кількох роботах одночасно. Якщо є кілька роботодавців, кожен повинен мати окремий дозвіл. Якщо іноземець вже має основний дозвіл на повну ставку, він може офіційно працювати за сумісництвом без окремого дозволу, якщо цей договір діє в межах основного дозволу. Також дозволено одночасне короткострокове працевлаштування — до 60 днів на рік, наприклад, для заміщення тимчасово відсутнього працівника.

• Іноземні студенти та випускники. Суттєвим полегшенням для бізнесу стало залучення іноземних студентів. Вони можуть працювати під час навчання та після його завершення без необхідності покидати Україну чи оформлювати окрему робочу візу. Крім того, за дозвіл для студента не стягується адміністративний збір (так само для біженців і осіб з особливим статусом). Це значно спрощує проходження практики та офіційне працевлаштування після випуску.

• Термін дії дозволу. Тривалість дозволу залежить від категорії працівника (див. нижче). Максимальний термін до 3 років передбачено лише для відряджених працівників і внутрішньокорпоративних переведень. Для всіх інших — до 2 років з можливістю продовження. За бажанням роботодавця дозвіл може бути виданий на коротший термін.

Підвищення зборів. Станом на 2025 рік адміністративний збір становить:

• 3 прожиткові мінімуми (~₴9084) за дозвіл до 6 місяців
• 5 мінімумів (~₴15 140) за 6–12 місяців
• 8 мінімумів (~₴24 224) за 1–2 роки
• 10 мінімумів (~₴30 280) за 2–3 роки

За продовження дозволу — на 1 прожитковий мінімум менше. (Точні суми щороку встановлюються в законі про Державний бюджет.)

• Звітування та відповідальність. У разі втрати дозволу роботодавець зобов’язаний негайно повідомити органи (центр зайнятості, прикордонників, міграційну службу). Новий дублікат видається протягом 7 робочих днів. У разі змін або припинення трудових відносин дозвіл також підлягає зміні або скасуванню. Важливо: у продовженні дозволу буде відмовлено, якщо виявлено несплату роботодавцем податків або ЄСВ за попередній період. Тобто повна податкова відповідність — обов’язкова умова для продовження працевлаштування іноземця.

• Безпекові перевірки. Через воєнний стан особливий контроль здійснюється щодо громадян країн, визнаних ворожими (зокрема Росії, Білорусі). Видання або продовження дозволу вимагає погодження з регіональним підрозділом Служби безпеки України (СБУ). Навіть за наявності всіх документів, без позитивного висновку СБУ дозвіл не набуде чинності. Це означає додатковий етап перевірки та можливі затримки.

Ці зміни (введені Законом № 2623-IX та супровідними постановами) суттєво спростили процедуру працевлаштування іноземців. Для детального покрокового опису, дивіться нашу спеціальну статтю.

Хто не потребує дозволу на роботу?

Варто знати, що не всім іноземцям потрібен дозвіл на працевлаштування в Україні. Відповідно до чинного законодавства, певні категорії звільняються від обов’язку отримувати дозвіл і можуть працювати вільно (за умови дотримання інших вимог закону):

• Постійні жителі та особи з захищеним статусом: Іноземці або особи без громадянства, які мають постійне місце проживання в Україні, або яким надано статус біженця, притулок, тимчасовий захист чи імміграційну візу, прирівнюються до громадян України. Вони можуть працювати без окремого дозволу.

• Короткострокові або спеціалізовані категорії працівників: Закон містить перелік винятків для окремих професій. Наприклад, працівники дипломатичних представництв, іноземних збройних сил або міжнародних організацій працюють за окремими правилами. Журналісти іноземних ЗМІ, акредитовані в Україні, також не потребують дозволу. Звільнені від дозволу і професійні спортсмени, артисти та рятувальники, які приїхали для термінового виконання завдань. Те саме стосується моряків і членів екіпажів літаків, які обслуговують судна чи повітряні судна в Україні.

• Співробітники філій та представництв іноземних компаній: Працівники філій, представництв чи дочірніх компаній, зареєстрованих за законодавством іншої держави, не зобов’язані отримувати стандартний дозвіл. Таке відрядження реєструється в органах міграційної служби, але не вимагає “дозволу на використання праці іноземця”. Закон прямо включає співробітників іноземних представництв до переліку винятків.

• Спеціалісти та проєктні працівники: Релігійні діячі, запрошені зареєстрованими в Україні релігійними організаціями, працюють за спеціальним дозволом. Іноземці, залучені до міжнародної технічної допомоги чи освітніх проєктів (включно з викладачами та дослідниками в українських вишах), також не потребують звичайного дозволу. Таким чином, багато разових, академічних чи напівдипломатичних позицій не вимагають дозволу на роботу.

На практиці, якщо іноземець належить до однієї з цих звільнених категорій, роботодавець все одно повинен зареєструвати його в Державній міграційній службі, але “дозвіл на використання праці іноземця” не оформлюється. Усі інші (зокрема типові працівники, трансфери, спеціалісти-фрилансери) зобов’язані мати дозвіл на роботу до початку працевлаштування.

Вимоги до іноземців і роботодавців

Для отримання дозволу на працевлаштування в Україні ініціатором завжди виступає український роботодавець, який має дотриматися певних умов і підготувати відповідний пакет документів. Основні вимоги включають:

• Офіційна реєстрація роботодавця: Подавати заяву може лише зареєстрована в Україні юридична особа або фізична особа-підприємець. Компанія не повинна мати серйозних податкових або юридичних порушень, а її установчі документи не повинні містити заборони на працевлаштування іноземців. Роботодавець повинен підтвердити, що посада не є обмеженою виключно для громадян України (тобто не пов’язана з державною таємницею або посадами з особливим громадянським статусом).

• Виплата мінімальної зарплати та податкова доброчесність: Запропонована іноземцю заробітна плата має бути не нижчою за національний мінімум. Водночас, компанія-роботодавець повинна бути у повній відповідності з податковими зобов’язаннями, особливо зі сплатою єдиного соціального внеску (ЄСВ). Якщо виявиться заборгованість, дозвіл можуть відмовити або анулювати.

• Опис посади та трудовий договір: Роботодавець повинен підготувати справжній трудовий (або гіг-контракт) із працівником. Посада має відповідати кваліфікації іноземця та бути зазначена в заяві. У заявці підтверджується, що ця робота не входить до переліку посад, зарезервованих виключно для громадян України (наприклад, судді, військовослужбовці, окремі держслужбовці).

• Квоти або попередні повідомлення: Загальнодержавні квоти скасовано, проте для деяких категорій (наприклад, охоронців) все ще вимагається доказ відсутності доступних українських кандидатів. У більшості випадків іноземці можуть бути найняті без потреби у квоті.

• Юридична підстава: Роботодавець повинен вказати, на якій підставі іноземець отримує дозвіл — найманий працівник, відряджений працівник, внутрішньокорпоративний переведений тощо. Для окремих категорій потрібні додаткові документи: наприклад, для відрядження — рішення іноземної компанії про направлення працівника.

Необхідні документи

Конкретний перелік залежить від типу працівника, але стандартний пакет документів включає:

• Заява – встановленої форми, з підписом роботодавця, зазначенням посади та підтвердженням відсутності обмежень за громадянством або таємністю.
• Копія паспорта іноземця (з нотаріальним перекладом українською), включаючи сторінку з персональними даними та штампом про в’їзд.
• Фотографія – кольорова, розміром 3,5×4,5 см.
• Трудовий або гіг-договір – підписаний обома сторонами, з описом посади, обов’язків і строку.

Додаткові документи для окремих категорій:

Для відряджених працівників – копія контракту між українською та іноземною компанією, наказ іноземної сторони. Для внутрішньокорпоративного переведення – наказ про переведення та контракт з українською стороною. Для іноземних студентів або осіб із захистом – довідка з університету або документи про статус біженця/захищеної особи.

• Квитанція про оплату держмита – підтвердження попередньої оплати за вибраний термін дозволу.

Роботодавець подає документи до регіонального центру зайнятості (державного органу з питань працевлаштування та міграції).

Важливо: усі документи повинні бути належно оформлені, підписані й перекладені українською. Навіть дрібні помилки можуть спричинити затримку або відмову. Якщо після видачі дозволу змінюється будь-яка важлива інформація (наприклад, посада), роботодавець повинен подати заяву на внесення змін.

Етапи подання заяви та державні збори

Покрокова інструкція (короткий огляд):

Підготовка документів роботодавця

Переконайтесь, що посада зареєстрована в штатному розписі, підготуйте проєкт трудового договору та зберіть документи іноземця (паспорт, дипломи, сертифікати).

Оплата державного збору

Сплатіть відповідний державний збір авансом, до подачі заяви. Розмір збору залежить від тривалості дозволу:

3 прожиткові мінімуми – до 6 місяців; 5 мінімумів – 6–12 місяців; 8 мінімумів – 1–2 роки; 10 мінімумів – 2–3 роки.

(Суми встановлюються щорічно Законом про бюджет.)

Подача документів

Надішліть повний пакет документів разом із квитанцією про оплату до регіонального центру зайнятості. Це можна зробити:

1. Особисто або через уповноважену особу;
2. Поштою (рекомендованим листом з описом вкладення);
3. Через електронний кабінет на офіційному порталі Державної служби зайнятості.

Розгляд заяви

Центр зайнятості має до 7 робочих днів на розгляд пакета документів (іноді швидше). У разі потреби вас повідомлять про необхідність додаткових документів.

Видача дозволу

Якщо заяву схвалено, ви отримаєте офіційний документ – дозвіл на використання праці іноземця. Далі роботодавець зобов’язаний зареєструвати факт працевлаштування у Державній міграційній службі (для фіксації правомірного перебування іноземця на підставі роботи).

Реєстрація та віза

Після отримання дозволу іноземець (якщо він ще не в Україні на законних підставах) повинен отримати робочу візу або дозвіл на тимчасове проживання. Після прибуття на цій підставі, він зобов’язаний зареєструвати адресу проживання у місцевому відділенні міграційної служби протягом 30 днів.

У разі відмови:

Якщо в дозволі відмовлено, служба повідомить роботодавця із зазначенням причин (наприклад, неповний пакет документів, потреба в додатковому погодженні, відсутність дозволу СБУ тощо). Сплачений державний збір повертається протягом 10 робочих днів. Роботодавець може виправити недоліки й подати документи повторно.

Строк дії дозволу на роботу та продовження

Згідно з чинними правилами, дозволи на працевлаштування видаються на строк, що відповідає тривалості трудових відносин (або строку внутрішньокорпоративного переведення) та поділяються за типом працівника:

• Відряджені іноземні працівники (за зовнішнім контрактом з іноземною компанією): до 3 років (відповідно до терміну договору).
• Внутрішньокорпоративні переведення (intra-corporate transferees): до 3 років.
• Особи із захищеним статусом (біженці, шукачі притулку тощо): до 1 року, з можливістю поновлення, якщо захист продовжено.
• Іноземні студенти (під час навчання та одразу після завершення): до 1 року на кожен дозвіл.
• Інші іноземні працівники (усі інші категорії): до 2 років на кожен дозвіл. (Роботодавець може подати заявку на коротший термін за власним бажанням.)

Дозвіл може бути неодноразово поновлений, доки трудові відносини зберігаються, а всі умови дотримуються. Заяву на продовження дозволу слід подавати не пізніше ніж за 1 місяць до завершення чинного дозволу. Процедура поновлення така ж, як при первинному оформленні, за винятком: – нового трудового договору (якщо продовжується строк), – оновлених документів (наприклад, довідка про заробітну плату, сплату податків та соціального внеску).

Також потрібно повторно сплатити збір за продовження (він на один прожитковий мінімум менший, ніж при первинному оформленні).

Приклад: Іноземного працівника наймають на 2 роки – він отримує дозвіл на 24 місяці. Після цього роботодавець подає заяву на продовження ще на 2 роки, сплачуючи 7 прожиткових мінімумів замість 8. Це може повторюватися багато разів, якщо працівник залишається в компанії.

Обов’язки роботодавця та відповідальність

Після отримання дозволу на роботу роботодавець зобов’язаний дотримуватись низки вимог:

• Повідомлення держави: Роботодавець повинен зареєструвати дозвіл у Державній міграційній службі (ДМС) — для фіксації законного перебування та праці іноземця. Про зміну адреси, посади або втрату дозволу необхідно негайно повідомити відповідні органи.

• Трудовий договір: Підписаний трудовий договір з іноземцем має бути поданий до Центру зайнятості. Якщо змінюються посада або зарплата, дозвіл потрібно оновити або отримати новий.

• Податки та страхування: Роботодавець зобов’язаний утримувати та сплачувати податки та єдиний соціальний внесок (ЄСВ) за іноземного працівника. Якщо соціальні внески не сплачуються більше 2 місяців з моменту укладення контракту, дозвіл може бути анульований. Отже, іноземець не має права працювати, якщо його не оформили на зарплатну відомість.

• Збереження документів: Оригінал дозволу на роботу зберігається у роботодавця. У разі втрати або пошкодження роботодавець повинен повідомити Центр зайнятості, Державну прикордонну службу та Міграційну службу, після чого подати заявку на дублікат дозволу. Новий дозвіл має бути виданий протягом 7 робочих днів.

• Повернення дозволу: Якщо іноземець звільняється або залишає Україну, дозвіл має бути повернений державі, а міграційні записи оновлені. Також потрібно зняти працівника з реєстрації місця проживання.

Порушення правил щодо іноземних працівників може призвести до штрафів:

• до 6 800 грн — за незаконне працевлаштування;
• до 8 500 грн — за несвоєчасне оформлення дозволу.

У разі виявлення порушень дозвіл та посвідка на тимчасове проживання можуть бути анульовані заднім числом.

Типові проблеми та практичні поради

У процесі працевлаштування іноземців часто виникають наступні труднощі:

• Затримки у розгляді заяв: Основні причини відмов — неповні документи або неправильний переклад. Перевіряйте, щоб усі форми були заповнені правильно, а переклади нотаріально засвідчені. Якщо працівник з РФ, Білорусі чи «ризикової» країни — враховуйте додатковий час на перевірку СБУ.

• Проблеми з податками: Якщо ЄСВ або податки не сплачуються, дозвіл можуть скасувати. Перевіряйте регулярно, чи внески за іноземного працівника фіксуються в реєстрі.

• Несвоєчасне продовження дозволу: Подавайте документи щонайменше за 20–30 днів до завершення дозволу. Після завершення строку без нового дозволу працювати заборонено.

• Неправильне оформлення на неповний робочий день: Іноземець може мати другу роботу лише за наявності основного повного дозволу, і тільки до завершення строку основного дозволу. Якщо повного дозволу немає — навіть підробіток заборонений.

• Помилки у документах: Зберігайте копії всіх чеків про сплату, підтвердження подачі та листування з органами. Якщо змінюються дані (наприклад, паспорт), оперативно вносьте зміни у дозвіл.

Попри складність, оновлені правила працевлаштування іноземців в Україні спрямовані на спрощення легального найму. Роботодавці повинні інтегрувати ці вимоги у HR-процедури, а в складних випадках звертатися до юристів з питань міграційного та трудового права.

Юристи Intermarium Law Firm надають повну підтримку з дозволами на роботу, міграцією та легалізацією іноземців в Україні.

Висновок

Станом на 2025 рік, отримання дозволу на працевлаштування в Україні залишається багатоступеневою юридичною процедурою, проте останні законодавчі зміни суттєво спростили цей процес. Основні висновки для міжнародних компаній і HR-відділів:

• Не працевлаштовуйте іноземців без належного дозволу, якщо вони чітко не підпадають під винятки.
• Підготуйте повний пакет документів (трудовий договір, копії паспорта, фото тощо) та сплатіть державний збір заздалегідь.
• Очікуйте перевірок на відповідність: дотримання правил рівної оплати, сплату податків, а в окремих випадках — проходження перевірки СБУ.
• Використовуйте нові положення щодо неповної зайнятості та студентської роботи, якщо вони застосовні у вашому випадку.

Для отримання детальних консультацій щодо дозволу на роботу в Україні, включно з актуальними процедурами та формами, звертайтеся до Intermarium Law Firm. Наші фахівці перевірять ваші документи, супроводять процедуру подачі та допоможуть уникнути помилок. Дотримуючись вимог чинного законодавства України (зокрема Закону №5067-VI та його змін), роботодавці можуть впевнено наймати іноземних працівників, а іноземці — працювати легально та безпечно.